Compte rendu de la réunion du bureau restreint
de l’APE-PREPA NC
du 26 septembre 2016-18h 00 à 20 h 00
Etaient présents :
Présidente
Vice Président J.G
Vice-Présidente Lap.
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DHIE Florence
SEVERIAN Philippe
PHAM Nathalie
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Trésorier
Secrétaire
Webmaster
Etaient absents excusés :
Invités :
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GUEROULT Bertrand
DOURTHE Nathalie
WONG Michèle
MULIAVA Vaimu’a
MAHE Jean-Michel
OLIVIER Michèle
Marcel BUREL
Monsieur XALITE
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Ouverture de séance : 18 h 00
Ordre du jour :
1°) accueil de Monsieur XALITE (Air Calin)
2°) débriefing sur la réunion du 12 septembre 2016
3°) validation des fiches hébergement/voyage/adhésions 2017
4°) constitution du groupe de travail pour le 24 octobre 2016 (1er acompte logement)
5°) constitution des groupes pour la collecte des fiches de voyage et adhésions 2017
6°) Point sur le site internet
7°) Point divers
1°) Accueil de Monsieur Xalite (Air Calin)
A l’issue de la réunion du 12 septembre 2016, Monsieur XALITE, parent d’un étudiant en PREPA ATS, est venu proposer au bureau l’étude de la situation par rapport au groupe et l’achat des billets d’avion.
Après discussion avec Monsieur XALITE, le bureau propose de transmettre par mail un courrier explicatif de la situation de nos jeunes et du coût pour les billets d’avion.
Le courrier de motivation de la demande comportera les éléments suivants :
- l’effectif des étudiants effectuant un aller/retour en juin pour les oraux et un aller en août pour la rentrée,
- l’effectif estimé des parents accompagnateurs,
- les dates approximatives de départ pour les oraux,
- les dates approximatives de départ de mi-août à mi-septembre pour les accompagnateurs,
Florence et Philippe se proposent de préparer le courrier pour une demande de tarif de groupe.
Si ce cas de figure n’obtient pas de réponse positive, nous pourrons proposer à AIR CALIN le versement d’une subvention à l’APE dans le cadre du mécénat.
2°) Débriefing sur la réunion du 12 septembre 2016
La réunion du 12 septembre 2016 a été très appréciée, cependant, les parents et étudiants restent dans l’attente de la mise en place du Power point sur le blog de l’APE.
Nathalie D. se charge de le mettre en ligne.
La réunion a soulevé d’autres demandes :
* les parents accompagnateurs ne savent pas quelles périodes prévoir pour les départs en août et retour de septembre.
* demande d’un planning récapitulatif des différentes dates (paiement, solde, inscriptions…)
3°) Validation des fiches hébergement/voyage/adhésions 2017
Nous conservons les fiches voyage/hébergement et adhésions de 2016 avec modification des dates. Nathalie D. se charge de ce travail.
Nous retenons les dates approximatives suivantes :
- PSI : 15 juin 2017 au 20 juillet 2017
- PT : 15 juin 2017 au 11 juillet 2017
- ATS : 09 juin 2017 au 20 juin 2017
- X-ENS : 24 mai 2017 au 20 juillet 2017
- ECT : 09 juin 2017 au 15 juillet 2017
- KHAGNE : en attente confirmation par Nathalie PHAM
Les fiches de voyage / hébergement et les fiches adhésions à l’APE PREPA NC seront envoyées par mail aux parents et étudiants avant le 7 octobre 2016.
Faire aussi la demande aux étudiants qui se positionnent pour un départ anticipé pour X-ENS.
Concernant les dates exactes : Marcel nous propose d’attendre la sortie des règlements des concours d’ici fin octobre début novembre. Nous faisons appel à des personnes de bonne volonté pour la lecture des règlements pour rechercher les dates par concours.
Les dates définitives seront à valider avec Monsieur MUSSELLI de P.M.
4°-5°) Constitution du groupe de travail pour le 24 octobre 2016 (1er acompte logement) et collecte des fiches voyage/hébergement 2017 et adhésions :
La réunion de récupération des fiches citées ci-dessus se déroulera le 24 octobre 2016 en salle E1 / E2 à Jules GARNIER à partir de 18 h 00.
3 groupes de 2 personnes : un groupe par lycée
Il est nécessaire d’apporter les éléments suivants :
- les reçus pour voyage/hébergement
- les reçus pour les adhésions 2017
- stylos,
- agrafeuses,
- tampon de l’APE….
Michèle WONG s’occupe de préparer des reçus plus pratiques que nos carnets.
5°) Point sur le site internet
Le blog n’a pas pu avancer depuis notre dernière réunion. Florence propose une nouvelle réunion. Les personnes intéressées pour ce groupe se retrouverons le lundi 10 octobre 2016 à 17 h 00, salle à confirmer.
6°) Point divers
Nous avons apportés et validés les modifications nécessaires aux statuts.
Une AGE se tiendra le lundi 24 octobre 2016 à 18 h 00 pour validation par les membres de l’APE.
Marcel BUREL est venu nous rendre visite pour nous faire part de son retour d’expérience avec le départ de son fils en métropole et souligner certains points à ne pas oublier pour cette fin d’année :
- contacté Madame WAYA du lycée Jules Garnier en charge des inscriptions. Demander à Madame WAYA de nous transmettre le calendrier des inscriptions pour 2017 afin d’organiser les prochaines réunions d’inscriptions, Michèle WONG se charge de prendre contact avec elle.
- réunion des professeurs en octobre/novembre : voir avec les professeurs pour animer une réunion d’inscription et d’informations, pour pouvoir faire part du retour d’expériences des BIS 2016, dont :
*adresse mail : une adresse mail en commun parents/étudiants pour ce qui concerne les inscriptions,
*téléphone : avoir un téléphone qui fonctionne en France et en Calédonie (fonctionne avec FREE), afin de recevoir les messages pour les réponses des écoles pour les inscriptions.
*important : pour les dossiers d’inscriptions en métropole ne surtout pas noter une adresse en France, il est impératif de conserver l’adresse de Nouvelle Calédonie. Les étudiants sont prioritaires sur certains éléments (l’hébergement…). De par leur statut de Calédonien les étudiants ont des droits qu’ils perdent si leur adresse est en France.
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Travail à faire :
Invitations aux parents à envoyer par mail pour la réunion du 24 octobre 2016 :
-Assemblée Générale Extraordinaire pour voter les statuts,
-BIS et ATS départ 2017 hébergement + adhésions à l’APE,
-1ère et 2ème année toutes sections : adhésions à l’APE.
Nos prochaines réunions :
* le lundi 10 octobre 2016 à 17 h 00 : groupe pour le blog et préparation de la réunion du 24 octobre 2016
*le lundi 24 octobre 2016 à 18 h 00 : AGE et fiches adhésions, voyage/hébergement.
La séance est levée à 20 h 00.
La Présidente de l’APE PREPA NC
Florence DHIE
